Sie finden Ihre Spender auf einfachste Art und Weise und erhalten alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Die Navigation durch OpenHearts ist an bekannte Office-Produkte angelehnt und dadurch intuitiv erfahrbar.
Egal ob Einzelbrief, Massen-Mailing oder Quittierung – Briefe und Vorlagen werden einfach mit Hilfe bekannter Microsoft-Office-Tools erstellt, in der zentralen Datenbank gesichert und von OpenHearts aus angesteuert. Dadurch können Sie Anpassungen an Vorlagen jederzeit mit Ihnen bekannten Mitteln selbst durchführen.
Ausgangspunkt für unsere Kunden ist die umfassende Integration mit der eigenen Office-Umgebung und dem hausinternen E-Mail-Service. Die Ergebnisse von Auswertungen können als Liste und Grafik nach Excel oder im PDF-Format exportiert werden.
OpenHearts integriert sich problemlos mit Online-Tools für Spendenformulare (Altruja, twingle, Fundraisingbox u. a.). Für den Versand von Massen-Mailings steht ein API-Interface zu dem Newsletter-Tool CleverReach bereit.
Gegenüber Banken werden neben den SEPA- (camt-) Formaten auch noch die vorherigen MT940-Dateien unterstützt. Bankeinzüge werden eingelesen und automatisch kontiert. Für Auszahlungen oder Einzüge können entsprechende Bankdateien generiert werden.
OpenHearts versteht sich als Nebenbuch und stellt Interface-Formate zu unterschiedlichsten Finanzbuchhaltungs-Systemen bereit, darunter Diamant, Datev, Sage/KHK, GDC, Simba, Abacus und Micos.
Auf diese Weise nutzen Sie für jeden Bereich das beste Werkzeug und führen in OpenHearts alle wichtigen Informationen zusammen.
Personen und Firmen können gleichermaßen als Spender oder Partner auftreten. Sie verwalten beliebige Beziehungen zwischen diesen Objekten und stellen Firmenstrukturen oder Haushalte dar. > mehr
Zu diesen Objekten können beliebige Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weitere Adressierungen hinterlegt werden. Es gibt jeweils eine Standard-Adressierung; in den Versand-Optionen nehmen Sie die Präferenzen der Spender auf und können in Verteilern bestimmen, welche Adressen jeweils für besondere Aussendungen zu verwenden sind.
Versandaufbereitungen prüfen jeweils die Vollständigkeit der Adressierung und weisen Sie auf die Präferenzen der Spender hin.
Hier findet Ihr Team die gesamte Korrespondenz mit dem Spender (ausgehend wie eingehend). Originale können hier eingesehen werden und Wiedervorlagen erinnern an die Nachverfolgung offener Aufgaben zum Spender. > mehr
Bei Adressierungen an Firmen können Kontakteinträge aus der Perspektive des Ansprechpartners (welche an die Firma, welche an die Privatadresse?) oder aus dem Blickwinkel der Firma (an welche Mitarbeiter ging das Schreiben?) eingesehen werden.
Zahlungen und Lastschriften zum Spender können Sie mit einem Klick einsehen und Quittungen ausstellen oder erneut versenden.
Sie planen Kampagnen und Werbeaktionen mit Ihren Zielen und Zielgruppen, können Kosten und Erträge gegenüberstellen und den Verlauf Ihrer Aktionen überwachen; dabei hilft besonders eine grafische Aufbereitung des Spendeneingangs, ausgehend vom Start der Werbemaßnahme. > mehr
In der Vorbereitung der Werbemaßnahmen können Sie bereits entsprechende Anschreiben und aktionsbezogene Dankbriefe entwerfen und sogenannte Buchungs-Schemata (Buchungs-Muster) mit diesen Aktionen verbinden, so dass die folgenden Schritte dann weitgehend automatisiert ablaufen.
Bei Versand von Werbeunterlagen per Post oder E-Mail werden entsprechende Einträge automatisch in der Kontakthistorie abgelegt und Zahlungseingänge können aufgrund von Aktionscodes oder Stichworten im Verwendungszweck maschinell richtig zugeordnet werden.
Bei Vorgängen wie Jubiläen, Kranzspenden oder Bußgeldern kann der Spende zusätzlich zum Spender eine weitere Person oder Organisation zugeordnet werden, die diese Spende angebahnt hat (Jubilar, Trauerhaus, Gericht). Das ermöglicht entsprechende Auswertungen, Nachweise und die Abbildung der Kommunikation zum Jubilar oder Gericht.
Im Idealfall lesen Sie Ihre Kontoauszüge elektronisch in OpenHearts ein. Das System erkennt den Spender anhand seiner IBAN oder ID im Verwendungszweck oder schlägt die Anlage eines neuen Datensatzes vor. Kontierungen werden anhand eines Mediacodes oder Stichwortes aus dem Verwendungszweck ermittelt. Die so angereicherten Zahlungseingänge bietet Ihnen OpenHearts zur Prüfung, Nachbearbeitung oder einfach zur Verbuchung an. Alternativ steht Ihnen eine manuelle Stapelerfassung zur Verfügung. > mehr
Für Kunden in der Schweiz bieten wir selbstverständlich auch das ESR-Verfahren an.
Mit diesen Funktionalitäten stellt OpenHearts ein schlüssiges Nebenbuch dar. Die über unser System erfassten Zahlungen können einzeln oder summarisch über vorbereitete Interfaces an Ihre Hauptbuchhaltung abgegeben werden. Derzeit verfügt OpenHearts bereits über solche Schnittstellen zu Datev, Diamant, Sage, GDC, Simba, Abacus sowie eine konfigurierbare Exportfunktion. Weitere Interfaces erstellen wir gerne auf Anfrage.
Aussagefähige Auswertungen erschließen Ihnen die Bestände Ihrer Datenbank. Die Basis bilden Kontaktanalysen, Journale, Buchungsbelege und summarische Zahlungsanalysen. Diese Auswertungen sind hinsichtlich des Aufbaus, der Sortierung und der Datenselektion flexibel. Ihre Abfragen können in dieser Form gespeichert und erneut ausgeführt werden. > mehr
Daneben gibt es eine Reihe grafisch aufbereiteter Darstellungen, wie eine hoch aggregierte Verlaufsanalyse, die Ihnen Zahlungseingänge, Spenderquoten etc. nach Monaten, Quartalen oder Jahren darstellt, Aktionsvergleiche und vieles mehr. Diese Werkzeuge liefern Ihnen auf Knopfdruck Ergebnisse, ohne dass Sie komplexe Vorbereitungen treffen müssen und Sie bewegen sich per Maus auf der Zeitskala oder Zoomen vom Quartal auf den Monat oder das Jahr.
Eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge wird die RFM-Analyse werden, die wir durch eine besondere Kombination mit der Pareto- und den Prinzipien der ABC-Analyse verbunden haben. Sie erhalten eine außergewöhnlich aussagefähige Clusterung Ihrer Spendergruppen und einen direkten Durchgriff auf die einzelnen Personen / Organisationen.
Aus diesen Auswertungen heraus können Sie immer auch Spenderlisten speichern, die Ihnen dann für Prozesse der Nachbearbeitung bereitstehen.
Viele Organisationen verwalten ihre Mitgliedschaften einfach mit Hilfe von Sollstellungen zur Person. Wenn Fördermitgliedschaften nur als Einverständnis zur regelmäßigen Zahlungen verstanden werden, ist das häufig auch ausreichend. Das Mitglieds-Modul erlaubt die Verwaltung mehrerer Mitgliedschaften zur Person oder Organisation mit Eintritts- und Austrittsdatum und zeigt die Historie des Mitglieds. > mehr
Außerdem sind Gruppen-Mitgliedschaften möglich, sowie die Anwendung von standardisierten Tarifen. Diese haben den Vorteil, dass Tarifanpassungen als Massenoperation umgesetzt werden können.
Zu Patenkindern, Tieren etc. ordnen Sie Paten zu und können sich Wiedervorlagen setzen, bevor ggf. terminierte Förderzusagen auslaufen. Auf Wunsch können auch Förderbeiträge für mehrere Patenschaften eines Paten in einer Zahlung eingezogen werden.
Ziel der Projektverwaltung ist es, größere Vorhaben planen und überwachen zu können, die mit Mitteln von Partnerorganisationen und Eigenmitteln ausgestattet werden. > mehr
OpenHearts bietet daher eine Kosten- und Ertragsplanung und -verfolgung, Dokumentenmanagement für die zentralisierte Ablage und ein Controlling offener Tasks. Vorhaben können in Teilprojekte aufgebrochen werden, die dann jeweils detailliert bearbeitet werden können. Neben je einem Status für Time, Budget und Quality steht eine konfigurierbare Statusverwaltung zur Verfügung. Arbeitsvorräte zeigen kritische Projekte und leiten den Anwender zu offenen Aufgaben.
Das Antragsmanagement ist in OpenHearts ganz auf die Ausgabenseite ausgerichtet. Sie nehmen Förderanträge bedürftiger Organisationen auf, verwalten Nachweise und steuern den Prozessablauf von der Kommunikation über Bewilligung und Freigabe bis hin zur Auszahlung via Bankdateierstellung. > mehr
Vom Begünstigten abweichende Zahlungsempfänger sind ebenso möglich wie eine freie Konfiguration der relevanten Partnerrollen, um damit Betreuer oder Beratungsstellen in die Kommunikation einzubeziehen.
Alle diese Zusatzfunktionen können auch zu einem späteren Zeitpunkt nachgerüstet werden. Insbesondere für die Module „Projekte“ und „Anträge“ sollten Sie je einen zusätzlichen Trainings-Tag einplanen.
Auf Wunsch können Sie OpenHearts unverbindlich erproben!
Kontaktieren Sie uns einfach telefonisch oder senden Sie uns eine Nachricht über die Kontaktseite. Wir senden Ihnen zunächst weiteres Informationsmaterial und stimmen dann mit Ihnen eine unverbindliche WEB-Präsentation ab. Auf diese Weise lernen Sie OpenHearts ganz bequem näher kennen. Dabei beantworten wir gerne Ihre grundsätzlichen Fragen zum Produkt, zu Schulungsabläufen etc.
Wenn Sie im Anschluss OpenHearts weiter erkunden möchten, dann erhalten Sie gerne einen Zugang zu unserem zentralen Demosystem. Bitte bedenken Sie dabei, dass diese Datenbank von unterschiedlichen Interessenten gemeinsam genutzt wird und tragen Sie dort keinesfalls reale Daten ein.
Während dieser Erprobung steht Ihnen unsere Hotline selbstverständlich wie regulären Kunden zur Verfügung. Scheuen Sie sich nicht, auch unseren Service bei dieser Gelegenheit zu testen.
OpenHearts ist grundsätzlich als Mehrplatzsystem konzipiert. Da Stichworte rund um das Thema Cloud-Computing derzeit in aller Munde sind, hier einige einordnende Informationen:
Unsere Software kann auf Ihren eigenen oder von Ihnen selbst angemieteten Servern betrieben werden. Diese Varianten werden üblicherweise unter dem Begriff „On-Premises“ geführt. In diesem Fall ist auch die Durchführung von Datensicherungen und Updates durch den Kunden selbst zu organisieren.
Alternativ bieten wir unseren Kunden auch die Nutzung eigens von uns angemieteter Serverstrukturen an. Dabei erhält jeder Kunde eine eigene, sogenannte virtuelle Maschine in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum mit Standort in Deutschland. Ihre Datenbank wird vollständig separiert von anderen Instanzen betrieben und von uns umfassend gewartet. Das reduziert den administrativen Aufwand auf Ihrer Seite fast gegen Null und Sie können sicher sein, dass Ihr System in jeder Nacht von uns gesichert wird. Um den hohen Grad an Sicherheit zu betonen, sprechen wir hier von Hosting oder Ihrer eigenen Private-Cloud.
Entnehmen Sie die Systemvoraussetzungen bitte dem folgenden Download; sie gliedern sich in serverseitige, clientseitige und infrastrukturelle Anforderungen (Netzwerk).
