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Warum OpenHearts?
 

Übersichtlicher Einstieg

Sie finden Ihre Spender auf einfachste Art und Weise und erhalten alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Die Navigation durch OpenHearts ist an bekannte Office-Produkte angelehnt und dadurch intuitiv erfahrbar.

Textverarbeitung mit Microsoft Office

Egal ob Einzelbrief, Massen-Mailing oder Quittierung – Briefe und Vorlagen werden einfach mit Hilfe bekannter Microsoft-Office-Tools erstellt, in der zentralen Datenbank gesichert und von OpenHearts aus angesteuert. Dadurch können Sie Anpassungen an Vorlagen jederzeit mit Ihnen bekannten Mitteln selbst durchführen.

Umfassende Integrationsmöglichkeiten

Ausgangspunkt für unsere Kunden ist die umfassende Integration mit der eigenen Office-Umgebung und dem hausinternen E-Mail-Service. Die Ergebnisse von Auswertungen können als Liste und Grafik nach Excel oder im PDF-Format exportiert werden.

OpenHearts integriert sich problemlos mit Online-Tools für Spendenformulare (Altruja, twingle, Fundraisingbox u. a.): Eine Integration spezialisierter Newsletter-Plattformen wie CleverReach ist in Arbeit.

Gegenüber Banken werden neben den SEPA- (camt-) Formaten auch noch die vorherigen MT940-Dateien unterstützt. Bankeinzüge werden eingelesen und automatisch kontiert. Für Auszahlungen oder Einzüge können entsprechende Bankdateien generiert werden.

OpenHearts versteht sich als Nebenbuch und stellt Interface-Formate zu unterschiedlichsten Finanzbuchhaltungs-Systemen bereit, darunter Diamant, Datev, Sage/KHK, GDC oder Simba.

Auf diese Weise nutzen Sie für jeden Bereich das beste Werkzeug und behalten die Kontrolle.

 
CRM & Fundraising

Als klassisches Fundraising-System bietet OpenHearts ein Adressmanagement, das allen Anforderungen des Fundraisings genügt und alle Aufgabenstellungen für die Steuerung der Kommunikation und der Zahlungsflüsse in gleichem Maße unterstützt.

 

Adressmanagement

Personen und Firmen können gleichermaßen als Spender oder Partner auftreten. Sie verwalten beliebige Beziehungen zwischen diesen Objekten und stellen Firmenstrukturen oder Haushalte dar. > mehr

Zu diesen Objekten können beliebige Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weitere Adressierungen hinterlegt werden. Es gibt jeweils eine Standard-Adressierung; in den Versand-Optionen nehmen Sie die Präferenzen der Spender auf und können in Verteilern bestimmen, welche Adressen jeweils für besondere Aussendungen zu verwenden sind.

Versandaufbereitungen prüfen jeweils die Vollständigkeit der Adressierung und weisen Sie auf die Präferenzen der Spender hin.

Kontakthistorie

Hier findet Ihr Team die gesamte Korrespondenz mit dem Spender (ausgehend wie eingehend). Originale können hier eingesehen werden und Wiedervorlagen erinnern an die Nachverfolgung offener Aufgaben zum Spender. > mehr

Bei Adressierungen an Firmen können Kontakteinträge aus der Perspektive des Ansprechpartners (welche an die Firma, welche an die Privatadresse?) oder aus dem Blickwinkel der Firma (an welche Mitarbeiter ging das Schreiben?) eingesehen werden.

Zahlungshistorie

Zahlungen und Lastschriften zum Spender können Sie mit einem Klick einsehen und Quittungen ausstellen oder erneut versenden.

Kampagnen / Aktionen

Sie planen Kampagnen und Werbeaktionen mit Ihren Zielen und Zielgruppen, können Kosten und Erträge gegenüberstellen und den Verlauf Ihrer Aktionen überwachen; dabei hilft besonders eine grafische Aufbereitung des Spendeneingangs, ausgehend vom Start der Werbemaßnahme. > mehr

In der Vorbereitung der Werbemaßnahmen können Sie bereits entsprechende Anschreiben und aktionsbezogene Dankbriefe entwerfen und sogenannte Buchungs-Schemata (Buchungs-Muster) mit diesen Aktionen verbinden, so dass die folgenden Schritte dann weitgehend automatisiert ablaufen.

Bei Versand von Werbeunterlagen per Post oder E-Mail werden entsprechende Einträge automatisch in der Kontakthistorie abgelegt und Zahlungseingänge können aufgrund von Aktionscodes oder Stichworten im Verwendungszweck maschinell richtig zugeordnet werden.

Anlässe / Bußgeld

Bei Vorgängen wie Jubiläen, Kranzspenden oder Bußgeldern kann der Spende zusätzlich zum Spender eine weitere Person oder Organisation zugeordnet werden, die diese Spende angebahnt hat (Jubilar, Trauerhaus, Gericht). Das ermöglicht entsprechende Auswertungen, Nachweise und die Abbildung der Kommunikation zum Jubilar oder Gericht.

Finanzen

Im Idealfall lesen Sie Ihre Kontoauszüge elektronisch in OpenHearts ein. Das System erkennt den Spender anhand seiner IBAN oder ID im Verwendungszweck oder schlägt die Anlage eines neuen Datensatzes vor. Kontierungen werden anhand eines Mediacodes oder Stichwortes aus dem Verwendungszweck ermittelt. Die so angereicherten Zahlungseingänge bietet Ihnen OpenHearts zur Prüfung, Nachbearbeitung oder einfach zur Verbuchung an. Alternativ steht Ihnen eine manuelle Stapelerfassung zur Verfügung. > mehr

Die Lastschriftverwaltung wird ebenfalls vollständig vom Druck der Prenotifications, über die Abgabe von Lastschriftdateien an Ihre Hausbank, bis hin zu einem Soll-/Ist-Abgleich unterstützt.

Für Kunden in der Schweiz unterstützen bieten wir selbstverständlich auch das ESR-Verfahren an.

Mit diesen Funktionalitäten stellt OpenHearts ein schlüssiges Nebenbuch dar. Die über unser System erfassten Zahlungen können einzeln oder summarisch über vorbereitete Interfaces an Ihre Hauptbuchhaltung abgegeben werden. Derzeit verfügt OpenHearts bereits über solche Schnittstellen zu Datev, Diamant, Sage, GDC, Simba sowie eine konfigurierbare Exportfunktion. Weitere Interfaces erstellen wir gerne auf Anfrage.

Analysen

Aussagefähige Auswertungen erschließen Ihnen die Bestände Ihrer Datenbank. Die Basis bilden Kontaktanalysen, Journale, Buchungsbelege und summarische Zahlungsanalysen. Diese Auswertungen sind hinsichtlich des Aufbaus, der Sortierung und der Datenselektion flexibel. Ihre Abfragen können in dieser Form gespeichert und erneut ausgeführt werden. > mehr

Daneben gibt es eine Reihe grafisch aufbereiteter Darstellungen, wie eine hoch aggregierte Verlaufsanalyse, die Ihnen Zahlungseingänge, Spenderquoten etc. nach Monaten, Quartalen oder Jahren darstellt, Aktionsvergleiche und vieles mehr. Diese Werkzeuge liefern Ihnen auf Knopfdruck Ergebnisse, ohne dass Sie komplexe Vorbereitungen treffen müssen und Sie bewegen sich per Maus auf der Zeitskala oder Zoomen vom Quartal auf den Monat oder das Jahr.

Eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge wird die RFM-Analyse werden, die wir durch eine besondere Kombination mit der Pareto- und den Prinzipien der ABC-Analyse verbunden haben. Sie erhalten eine außergewöhnlich aussagefähige Clusterung Ihrer Spendergruppen und einen direkten Durchgriff auf die einzelnen Personen / Organisationen.

Aus diesen Auswertungen heraus können Sie immer auch Spenderlisten speichern, die Ihnen dann für Prozesse der Nachbearbeitung bereitstehen.

 
Zusatzmodule

Für die Abbildung von Patenschaften und Mitgliedschaften, Projekten und Förderanträgen erhalten Sie auf Wunsch spezialisierte Module. So schlagen wir auch die Brücke zur Mittelverwendung für Förderanträge oder in Projekten.
OpenHearts - Zusatzmodule

Mitglieder

Viele Organisationen verwalten ihre Mitgliedschaften einfach mit Hilfe von Sollstellungen zur Person. Wenn Fördermitgliedschaften nur als Einverständnis zur regelmäßigen Zahlungen verstanden werden, ist das häufig auch ausreichend. Das Mitglieds-Modul erlaubt die Verwaltung mehrerer Mitgliedschaften zur Person oder Organisation mit Eintritts- und Austrittsdatum und zeigt die Historie des Mitglieds. > mehr

Außerdem sind Gruppen-Mitgliedschaften möglich, sowie die Anwendung von standardisierten Tarifen. Diese haben den Vorteil, dass Tarifanpassungen als Massenoperation umgesetzt werden können.

Patenschaften

Zu Patenkindern, Tieren etc. ordnen Sie Paten zu und können sich Wiedervorlagen setzen, bevor ggf. terminierte Förderzusagen auslaufen. Auf Wunsch können auch Förderbeiträge für mehrere Patenschaften eines Paten in einer Zahlung eingezogen werden.

Projekte

Ziel der Projektverwaltung ist es, größere Vorhaben planen und überwachen zu können, die mit Mitteln von Partnerorganisationen und Eigenmitteln ausgestattet werden. > mehr

OpenHearts bietet daher eine Kosten- und Ertragsplanung und -verfolgung, Dokumentenmanagement für die zentralisierte Ablage und ein Controlling offener Tasks. Vorhaben können in Teilprojekte aufgebrochen werden, die dann jeweils detailliert bearbeitet werden können. Neben je einem Status für Time, Budget und Quality steht eine konfigurierbare Statusverwaltung zur Verfügung. Arbeitsvorräte zeigen kritische Projekte und leiten den Anwender zu offenen Aufgaben.

Anträge

Das Antragsmanagement ist in OpenHearts ganz auf die Ausgabenseite ausgerichtet. Sie nehmen Förderanträge bedürftiger Organisationen auf, verwalten Nachweise und steuern den Prozessablauf von der Kommunikation über Bewilligung und Freigabe bis hin zur Auszahlung via Bankdateierstellung. > mehr

Vom Begünstigten abweichende Zahlungsempfänger sind ebenso möglich wie eine freie Konfiguration der relevanten Partnerrollen, um damit Betreuer oder Beratungsstellen in die Kommunikation einzubeziehen.


Alle diese Zusatzfunktionen können auch zu einem späteren Zeitpunkt nachgerüstet werden. Insbesondere für die Module „Projekte“ und „Anträge“ sollten Sie je einen zusätzlichen Trainings-Tag einplanen.

 
Demosystem

Aber passt OpenHearts überhaupt zu mir?

Auf Wunsch können Sie OpenHearts unverbindlich erproben!

Vorgehen

Kontaktieren Sie uns einfach telefonisch oder senden Sie uns eine Nachricht über die Kontaktseite. Wir senden Ihnen zunächst weiteres Informationsmaterial und stimmen dann mit Ihnen eine unverbindliche WEB-Präsentation ab. Auf diese Weise lernen Sie OpenHearts ganz bequem näher kennen. Dabei beantworten wir gerne Ihre grundsätzlichen Fragen zum Produkt, zu Schulungsabläufen etc.

Demosystem

Wenn Sie im Anschluss OpenHearts weiter erkunden möchten, dann erhalten Sie gerne einen Zugang zu unserem zentralen Demosystem. Bitte bedenken Sie dabei, dass diese Datenbank von unterschiedlichen Interessenten gemeinsam genutzt wird und tragen Sie dort keinesfalls reale Daten ein.

Während dieser Erprobung steht Ihnen unsere Hotline selbstverständlich wie regulären Kunden zur Verfügung. Scheuen Sie sich nicht, auch unseren Service bei dieser Gelegenheit zu testen.

 
Systemvoraussetzungen


OpenHearts - System- und Softwareanforderungen

Die Systemanforderungen von OpenHearts gliedern sich in serverseitige, clientseitige und infrastrukturelle Anforderungen (Netzwerk).

OpenHearts ist grundsätzlich als Mehrplatzsystem konzipiert. Ganz besonders unseren Einplatz-Anwendern bieten wir an, den Server und die Datenbankadministration für Sie remote zu betreiben (Hosting). Das reduziert den administrativen Aufwand auf Ihrer Seite fast gegen Null und Sie können sicher sein, dass Ihr System in jeder Nacht von uns gesichert wird.

Für die Arbeitsplätze gelten dann die im Datenblatt für den Client angegebenen Anforderungen.

Entnehmen Sie die Systemvoraussetzungen bitte dem folgenden Download: